Das alte Jahr ist vorüber und das neue hat bereits begonnen. Was jeder Jahreswechsel für Steuerkanzleien mit sich bringt: Fragen, offene Baustellen und ein Jahresabschluss, der erstellt werden will. Das beansprucht Zeit und viele Kapazitäten. Steuerberater können sich aber ihre Arbeit erleichtern – mit unseren fünf Tipps aus dem Ideen-Sprint „5+5“.
Tipp 1: Das vergangene Jahr Revue passieren lassen
Um Entscheidungen für die Zukunft treffen zu können, braucht es vor allem eines: zahlenbasierte Rückblicke. Eine gute Grundlage bildet das vergangene Jahr. In zwölf Monaten kann jedoch viel passieren und die Auswertung dauert mitunter längere Zeit. Mandanten sollten ihre BWA oder sonstige Zusammenfassungen aber nicht zu spät erhalten. Gerade am Anfang eines neuen Jahres stellt sich also die Frage: Wie können Steuerkanzleien schnell das vergangene Jahr aufbereiten?
Die Antwort: mit einem modernen Controlling-Tool wie Cheftresor®. Hier lassen sich Berichte und Reportings – je nach gewünschtem Zeitraum – einfach per Mausklick erstellen. Denn bei wöchentlicher Buchhaltungsbearbeitung und Lohndatenintegration bis zum 6. Tag des Folgemonats sind die Zahlen in der Software stets aktuell. Mit einem übersichtlichen Blick in die Vergangenheit ist Cheftresor® so zukunftsweisend. Die Folgemonate können also getrost kommen.
Tipp 2: Loslassen und offene Themen klären
Was Sie heute besorgen können, sollten Sie nicht auf morgen verschieben. Diese kleine Weisheit trifft auch auf die Bearbeitung der Jahresabschlüsse zu. Hierfür müssen Steuerberater aber erst Themen wie die Abstimmung der offenen Forderungen und Verbindlichkeiten klären. Um diesen Prozess zu vereinfachen, hat Cheftresor ein Ritual ins Leben gerufen: die Qualitätssicherungswochen.
Zwischen dem 15. November des Vorjahres und dem 15. Februar des neuen Wirtschaftsjahres widmen sich Steuerkanzleien mit Cheftresor® den wichtigsten Themen – einfach und intuitiv. Denn die Softwarelösung ermöglicht es,
- offene Belege schnell abzustimmen,
- Anlagenvermögen auf Änderungen hin zu prüfen und
- OPOS-Bestände zu klären und letztlich zu erledigen.
Sind alle Aspekte bereinigt und liegt die Bestätigung der Mandanten über Werthaltigkeit der Forderungen vor, benötigt die finale Erstellung der Bilanz weniger Zeit. Die Qualitätssicherungswochen sind also eine wichtige Empfehlung, um dem gesamten Ablauf den Stress zu nehmen.
Tipp 3: Gemeinsam (neue) digitale Wege gehen.
Dieser Tipp enthält zwei Schlüsselbegriffe: gemeinsam und digital. Steuerberater und Mandanten sollten also stets zusammenarbeiten und nicht aneinander vorbei. Dafür brauchen sie eine sich deckende Basis. Digitale Lösungen können diese bereitstellen. Cheftresor® schafft durch das Lohnmeldecenter zum Beispiel einen Bereich, der das Arbeiten auf Augenhöhe ermöglicht – ganz ohne spezielle Vorkenntnisse und natürlich DSGVO-konform.
Daneben sollten Steuerberater alte Abstimmungsprozesse, die wenig Früchte tragen, austauschen. Unsere Pilotkanzlei berichtete in diesem Zusammenhang von verschlüsselten E-Mails mit einer Öffnungsquote unter 10 Prozent. Auch hier bringt die Digitalisierung Abhilfe. E-Mails mit Deeplinks, die nach einer einmaligen Zwei-Faktor-Authentifizierung jederzeit zugänglich sind, erleichtern den Zugriff auf Informationen.
Genau hier sollten Steuerkanzleien ihren Mandantenservice hinlenken. Denn Unternehmen, die ihre Zahlen kennen und daraus echte Mehrwerte ziehen können, sollten das Ziel der täglichen Arbeit von Steuerberatern sein.
Tipp 4: Verläufe einfach sichtbar machen
Bei der Entwicklung unserer Software haben wir uns an den Fitnesstrackern orientiert. So ist Cheftresor® als Businesstracker zu verstehen. Jede Unternehmensbewegung lässt sich hier einfangen und in einem Gesamtbild bewerten. Auch Fragen nach der Liquidität oder dem Kontostand lassen sich so tagesaktuell beantworten.
- Liquidität im Verlauf: Nur wer genügend Finanzspielraum hat, kann dauerhaft am Markt bestehen. Dafür sind tagesaktuelle Übersichten nötig. Das hilft auch, um schnell auf Veränderungen zu reagieren.
- Kontoüberwachung: Egal ob Energiekosten oder Kreditbestände, durch die Überwachung einzelner Konten behalten Sie stets die Kontrolle. Dabei stellt Cheftresor® Informationen bis auf Buchungssatzebene zusammen.
Tipp 5: Die Mandanten im Blick behalten
Steuerkanzleien benötigen für einen guten Mandantenservice aktuelle Einblick in die Unternehmensentwicklung. Dafür liegt meist bereits ein erstklassiger Datenschatz vor. Trotz Digitalisierung ist aber vor allem seine Nutzung ein Problem. Genau hier setzt Cheftresor® an. Die Grundidee: Die Software stellt vorhandene Daten übersichtlich zusammen und bereitet diese auf. So wissen Steuerberater jederzeit, wo ihre Mandanten stehen.
Im Kanzlei-Dashboard finden Steuerberater aktuelle Bearbeitungsstände und können Entwicklungen verfolgen. Daneben beugt ein Frühwarnsystem dem Insolvenzausfallrisiko vor. Mit nur wenigen Klicks sind Kanzleien also vollständig im Bilde und sehen, wo ihre Mandanten Unterstützung benötigen.
Sie finden die Ideen toll und möchten hiervon selbst profitieren? Dann kontaktieren Sie uns gerne direkt!
